Voici comment vous pouvez simplifier les flux de travail complexes de votre entreprise.

Voici comment vous pouvez simplifier les flux de travail complexes de votre entreprise.

par Joe Shara le 8/01/2019 |

Mis à jour le 24/06/2021


Un flux de travail est un schéma ou un modèle répétable d'une séquence d'étapes ou d'activités qui sont entreprises pour réaliser l'achèvement d'une tâche particulière sur une période régulière. Le flux décrit comprend des informations, des documents et des tâches qui sont dirigés vers un participant approprié d'un flux de travail pour une action dans une série dictée par des actions ou des règles commerciales toujours prédéfinies.

La simplification de la sélection des produits d'automatisation et leur mise en œuvre dans un environnement numérique moderne ont toujours été réalisées. Les flux de travail peuvent être définis selon plusieurs approches. Les workflows peuvent être définis avec des outils dédiés à l'automatisation. D'une certaine manière, cela revient à construire des programmes d'application, mais à un niveau plus élevé. Cela se fait généralement par une approche déclarative ou visuelle.

Le regroupement des activités peut également contribuer à la mise en œuvre d'une approche de type "diviser pour régner", plus facile à appréhender et à réutiliser. Néanmoins, lors de la définition des flux de travail, les éléments suivants doivent être pris en compte :

  1. Les informations/données d'entrée qui doivent être utilisées
  2. Les actions qui vont être exécutées.
  3. Les décisions à prendre logiquement lors de l'exécution d'une action.
  4. Les informations/données de sortie qui doivent être générées
  5. Les contraintes qui doivent être respectées
  6. Les cas exceptionnels qui doivent être pris en compte.

Il existe des similitudes entre le développement d'applications et la conception de flux de travail. Certains programmes d'application traditionnels ont des principes de conception qui peuvent être réaménagés avec leurs modèles. Les pratiques issues du développement de programmes d'application peuvent être utiles pour la conception orientée flux de travail.


Voici quelques exemples de principes de conception structurelle de l'automatisation qui aident principalement à concevoir des flux de travail :

  1. Les activités d'un groupe en unités de flux de travail qui atteignent un objectif particulier.
  2. Un flux de travail généralisé, ou en d'autres termes un flux de travail de niveau supérieur, devrait toujours appeler un flux de travail spécialisé, ou en d'autres termes, un flux de travail de niveau inférieur. Ce ne devrait pas être l'inverse.
  3.  Un groupe d'activités distinct est susceptible de changer par rapport à un groupe d'activités particulier qui est enclin au changement.
  4. La propension au changement est courante dans les groupes d'activités des flux de travail.

L'adhésion à ces principes lors de la création de flux de travail conduira à la création de flux de travail faciles à comprendre, faciles à réutiliser, faciles à diagnostiquer et faciles à affiner progressivement.

Les principes un et deux sont les plus courants. Ils sont faciles à mettre en œuvre. Cependant, le deuxième principe est souvent violé dans le sens où, après la publication d'un flux de travail, ses développeurs oublient ou ne comprennent pas ce qui était initialement dans le flux de travail. Le troisième principe est important dans le sens où il fait la différence entre le groupe d'activités qui sont stables et le groupe d'activités qui peuvent nécessiter un changement et un nouveau test. Le quatrième principe est le plus crucial des quatre principes. Son bénéfice est le plus important lorsqu'un produit est sélectionné. En outre, ce principe est également essentiel pour aider à réaliser l'objectif de garantir une entreprise complexe. De nombreuses organisations partagent cet objectif.

Si l'on n'ajuste pas une procédure particulière pour supprimer une lacune actuelle, on risque de transformer rapidement une procédure sûre et reproductible en une procédure qui se répète assez vite et qui comporte d'autres effets indésirables.

Par exemple, si une organisation donnée est susceptible de changer pour de nombreuses raisons, il est possible que tous les processus et flux d'activités doivent être modifiés. Cela est nécessaire pour éviter les écarts par rapport aux nouveaux objectifs. Il est également nécessaire de faire preuve d'une attention particulière lors de la conception des flux de travail. Il est essentiel d'adhérer aux principes évoqués ci-dessus. Des produits d'automatisation, de nature généralisée, doivent être sélectionnés. Ces produits d'automatisation doivent couvrir les préoccupations relatives au changement d'environnement. La conception des procédures d'automatisation doit être faite de manière que les changements qui se produisent régulièrement soient faciles à appliquer.

Selon une étude réalisée, environ 11 % de toutes les entreprises publiques ayant un chiffre d'affaires d'environ 500 millions de dollars se sont révélées être des créateurs de valeur durables. Environ deux tiers des entreprises de ce groupe ne progressent pas et peuvent donc être rachetées.

La complexité a de graves conséquences. Cependant, les entreprises ne doivent pas nécessairement succomber à la pression de la complexité. Toutefois, si la complexité représente une menace sérieuse pour l'organisation, alors la direction de l'organisation doit adopter des moyens de simplifier l'entreprise. La simplification est tout à fait essentielle. Par exemple, l'adaptation de feuilles de calcul complexes, de dossiers de réseau et de documents partagés dans la gestion de leur travail apporte de la complexité.


Néanmoins, de nombreuses entreprises utilisent des logiciels de gestion de projet pour assurer ce qui suit :

  • La simplification et la rationalisation des processus
  • Amélioration de la visibilité
  • Réduction du travail manuel
  • Augmentation de la productivité.

Il s'agit là des principales raisons pour lesquelles les entreprises devraient adopter des flux de travail plus simples. Les entreprises peuvent simplifier leurs flux de travail complexes de la manière suivante :

Visualisation des flux de travail : Elle permet de révéler les possibilités de simplification. C'est un excellent moyen de simplifier les flux de travail. Elle consiste à créer une vue d'ensemble d'un flux de travail ou d'un processus, puis à en cartographier toutes les étapes. Il est alors plus facile de découvrir les étapes qui méritent d'être éliminées, ou celles qui pourraient être exécutées simultanément, ou encore les étapes manuelles qui doivent être rendues automatiques.

La simulation : La simulation des flux de travail est payante car elle permet d'augmenter la productivité. Dans la simulation de flux de travail, les cas de test sont exécutés d'un bout à l'autre. Elle permet de découvrir les possibilités d'amélioration. La simulation est parfois effectuée avant l'adaptation d'un nouveau flux de travail, ou parfois elle peut être intégrée dans un flux de travail existant afin de se concentrer sur le flux de travail, plutôt que sur les résultats finaux. Il est essentiel d'indiquer les étapes inefficaces. Connaître les étapes problématiques d'un flux de travail est la première étape pour les améliorer. La simulation est le meilleur moyen d'obtenir ces informations précieuses. Si une simulation du flux de travail présente des améliorations appropriées, alors le flux de travail qui a été amélioré pourrait être simulé avant son adaptation. Si le flux de travail qui a été modifié connaît des problèmes imprévus, il convient de les corriger avant de le mettre en œuvre correctement.


Utilisation d'un logiciel de gestion du flux de travail.

L'utilisation d'un bon logiciel de gestion du flux de travail facilite les choses. Les logiciels de gestion du flux de travail sont spécifiquement conçus pour améliorer les flux de travail. Ce type de logiciel simplifie la visualisation, le processus de test et la mise en œuvre des flux de travail. Ce logiciel est essentiel dans le sens où il prend tout en compte. Cela permet de découvrir des problèmes imprévisibles avant la mise en place d'un flux de travail particulier. Ce logiciel peut inclure des outils d'automatisation qui permettent de transformer des flux de travail anciens et inefficaces en flux de travail nouveaux et efficaces qui adoptent entièrement les nouvelles technologies.

Comindware est un exemple de logiciel de gestion des flux de travail. Il est simple et facilite l'automatisation des processus d'entreprise. Sa conception est axée sur une dépendance minimale à l'égard de l'informatique. Cela convient aux travailleurs non techniques. Grâce à lui, la modélisation et la visualisation des flux de travail sont faciles, ce qui permet de créer des formulaires Web qui peuvent être configurés facilement. Par conséquent, il est facile et instantané d'y apporter des modifications. Cela garantit une optimisation continue. Finalement, l'utilisation de ce logiciel se traduit par une équipe plus productive et des flux de travail plus efficaces. Avec ce logiciel, il est possible de transformer des processus non rentables en flux de travail efficaces.

Choisissez toujours un champion. Il faut toujours savoir qu'un effort mis en place pour améliorer les flux de travail implique de demander aux gens de commencer à faire quelque chose qu'ils détestent faire. Le changement exige de la persévérance et de la détermination pour être réalisé. Il est essentiel de rechercher des personnes désireuses d'avoir un impact, des collaborateurs actifs, des communicateurs naturels, des personnes efficaces dans le dépannage et la résolution de problèmes et des personnes qui ont un intérêt personnel pour le résultat.

Toujours commencer petit. Les flux de travail sont toujours compliqués en raison du travail numérique qui est toujours compliqué. Passer de flux de travail manuels à des flux de travail en nuage est toujours compliqué. Il est recommandé de mener un projet pilote dans un logiciel de gestion de flux de travail particulier qui permettra la réalisation d'un flux de travail visible et centralisé.

Documentation du flux de travail. Peu importe le type de processus dans lequel on s'engage. Il est toujours essentiel de répertorier chaque tâche, de sa conception à sa réalisation. Sa taille ne doit pas avoir d'importance. Tout en documentant, il est important d'effectuer un audit du processus afin d'éliminer les étapes inutiles ou d'inclure des étapes cruciales qui auraient pu être omises. Les processus existent dans nos esprits comme des habitudes qui ne sont pas exprimées. Il est toujours essentiel de rationaliser les processus avant de les examiner, de les améliorer et de les automatiser.

Définissez toujours les facteurs de réussite. Si votre échelle n'est pas toujours inclinée vers le mur, si l'on veut passer par-dessus le mur, on est voué à l'échec. Il est essentiel de placer l'échelle sur le mur, et une fois qu'elle y est, on saura jusqu'où on doit grimper. Une fois que tout cela est établi, l'étape suivante consiste à mettre en pratique le flux de travail défini.

Choisissez un délai. Il est essentiel de donner un calendrier pour une mise en œuvre efficace d'un flux de travail. Si vous ne travaillez pas selon un calendrier, vous risquez d'oublier la mise en œuvre effective du flux de travail, surtout si vous avez beaucoup de choses à gérer. Il est essentiel d'adopter un calendrier réaliste et d'inviter les parties prenantes et les participants. On travaillera ensemble pour la réalisation du projet.

Le travail d'équipe. De nos jours, peu de choses peuvent être faites sans équipe. La mise en œuvre d'un flux de travail ne sera couronnée de succès qu'avec l'inclusion de plusieurs membres de l'équipe. Chaque membre de l'équipe doit se voir attribuer une tâche spécifique à accomplir. Lors du choix d'un membre d'une équipe de flux de travail, il est essentiel de prendre en compte des caractéristiques telles que le respect du temps, le dévouement, la résolution de problèmes, le dépannage, les collaborateurs actifs et les communicateurs.

Répétez l'expérience avec différentes équipes et différents projets. Il est toujours important de commencer petit et, en cas de succès, il est essentiel d'affiner le processus. Une fois le premier flux de travail victorieux, il est essentiel d'utiliser ce qui a été appris lors de la mise en œuvre du flux de travail précédent comme base pour créer un autre flux de travail. Dans ce processus, il est essentiel d'impliquer une deuxième équipe, une troisième et ainsi de suite jusqu'à ce que le deuxième flux de travail et les suivants soient créés avec succès. Déplacez-vous toujours de gauche à droite dans l'organisation, en simplifiant chaque flux de travail à la fois. Une célébration est essentielle après chaque petite victoire, et par conséquent, d'autres équipes apprendront votre succès et voudront faire partie de votre équipe.

Dans le processus de mise en œuvre des flux de travail, la simplification, la rationalisation et l'automatisation des flux de travail sont cruciales. Cela permet de réaliser les avantages de la simplicité de l'organisation. Les projets se déroulent plus facilement. Les équipes de plusieurs départements sont en mesure de s'assembler et de se séparer avec une facilité absolue. Le travail numérique devient visible, et sa gestion est plus aisée. Les tâches inutiles et de moindre importance seront ainsi inconsidérées.


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Questions fréquemment posées

1- Les informations/données d'entrée qui doivent être utilisées 2- Les actions qui vont être exécutées. 3- Les décisions à prendre logiquement lors de l'exécution d'une action. 4- Les informations/données de sortie qui doivent être générées 5- Les contraintes qui doivent être respectées 6- Les cas exceptionnels qui doivent être pris en compte.

1- La simplification et la rationalisation des processus 2- Amélioration de la visibilité 3- Réduction du travail manuel 4- Augmentation de la productivité.

1- Choisissez toujours un champion. 2- Toujours commencer petit. 3- Documentation du flux de travail. 4- Définissez toujours les facteurs de réussite. 5- Choisissez un délai. 6- Le travail d'équipe. 7- Répétez l'expérience avec différentes équipes et différents projets.



Joe Shara

Joe Shara est un journaliste interne et rédacteur en chef d'Oshara. Il axe son travail dans les  différentes technologies et suit les derniers développements du web et du numérique. Il aime les chats et les problèmes de codage complexes.

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